Wo Finde Ich Mein IMAP- Und SMTP-Kennwort? So finden Sie Ihre E-Mail-Zugangsdaten

Ich kenne diese Situation aus vielen Gesprächen mit Nutzern: Eine E-Mail-App auf dem Smartphone soll eingerichtet werden, der Computer wurde neu installiert oder ein neues Programm wie Outlook fragt plötzlich nach IMAP- und SMTP-Daten. Die E-Mail-Adresse selbst ist bekannt, das normale Passwort vielleicht auch – und trotzdem erscheint immer wieder die Meldung, dass die Anmeldung nicht möglich ist.

Der Grund liegt oft darin, dass viele Menschen zwischen dem Passwort für das E-Mail-Konto und den speziellen Zugangsdaten für den Mailserver unterscheiden müssen. Genau an dieser Stelle entstehen die meisten Missverständnisse. IMAP und SMTP sind keine zusätzlichen E-Mail-Adressen und meistens auch keine eigenen Konten. Sie gehören zur technischen Verbindung zwischen Ihrem Programm und dem Mailanbieter.

Wenn ich jemandem dabei helfe, ein E-Mail-Programm einzurichten, schaue ich deshalb nicht zuerst auf die Fehlermeldung, sondern kläre: Welcher Anbieter wird genutzt? Wird das normale Passwort akzeptiert? Gibt es vielleicht ein separates App-Passwort? Diese kleinen Details entscheiden häufig darüber, ob die Einrichtung in fünf Minuten funktioniert oder man lange nach der Ursache sucht.

Warum wird überhaupt nach einem IMAP- oder SMTP-Kennwort gefragt?

Eine E-Mail-App wie Outlook, Thunderbird oder die Mail-App eines Smartphones muss sich gegenüber dem Server Ihres Anbieters ausweisen. Der Server prüft dabei, ob Sie berechtigt sind, Nachrichten abzurufen oder zu versenden.

IMAP ist für den Empfang von E-Mails zuständig. Über diese Verbindung werden Nachrichten vom Server geladen und zwischen mehreren Geräten synchronisiert. Wenn Sie eine Mail auf dem Handy lesen und sie danach auch auf dem Computer als gelesen erscheint, funktioniert im Hintergrund meistens IMAP.

SMTP übernimmt dagegen den Versand. Wenn Sie eine Nachricht schreiben und auf „Senden“ klicken, wird sie über den SMTP-Server Ihres Anbieters verschickt. Beide Dienste benötigen eine Anmeldung, damit nicht jeder beliebige Nutzer über fremde Server Nachrichten versenden kann.

Die Verwirrung entsteht dadurch, dass viele Programme einfach nach einem „IMAP-Passwort“ oder „SMTP-Passwort“ fragen. In der Praxis lautet die Antwort aber häufig: Es handelt sich um das Passwort Ihres E-Mail-Kontos – oder bei manchen Anbietern um ein extra erzeugtes App-Passwort.

Der erste Blick: Wo finde ich meine Zugangsdaten?

Der einfachste Weg führt meistens über die Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters. Viele Nutzer suchen direkt in ihrem Mailprogramm nach dem Passwort, aber dort wird es aus Sicherheitsgründen normalerweise nicht lesbar angezeigt. Gespeicherte Kennwörter sind verschlüsselt oder nur als Punkte dargestellt.

Wenn Sie noch Zugriff auf Ihr Postfach über den Browser haben, melden Sie sich zunächst auf der Webseite Ihres Anbieters an. In den Kontoeinstellungen, unter „Sicherheit“, „Passwörter“, „E-Mail-Programme“ oder ähnlichen Bereichen finden sich oft Hinweise zur Einrichtung externer Programme.

Bei manchen Anbietern werden die Serverdaten offen angezeigt, während das Passwort nicht sichtbar ist. Das ist kein Fehler, sondern Absicht. Ein gespeichertes Passwort sollte niemand einfach auslesen können, der Zugriff auf den Computer bekommt.

Der Unterschied zwischen E-Mail-Passwort und App-Passwort

Ein Punkt sorgt besonders häufig für Probleme: Manche Anbieter erlauben nicht mehr, dass ein normales Passwort direkt in jedem Programm verwendet wird. Stattdessen gibt es sogenannte App-Passwörter.

Diese Funktion wird häufig eingesetzt, wenn ein Konto zusätzlich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt ist. Das eigentliche Kontopasswort bleibt geschützt, während für ein bestimmtes Programm ein eigenes Kennwort erstellt wird.

Ein Beispiel: Sie melden sich im Browser mit Ihrem normalen Passwort und einem Sicherheitscode an. Ihre alte E-Mail-Software unterstützt diese zusätzliche Anmeldung aber nicht. Der Anbieter erstellt deshalb ein spezielles Passwort, das nur für dieses Programm gedacht ist.

Ein solches Kennwort sieht oft zufällig aus und besteht aus mehreren Zeichen. Es sollte nicht mit dem normalen Passwort verwechselt werden. Wenn Sie es ändern oder löschen, verliert nur das betreffende Programm die Verbindung.

Wo finde ich IMAP- und SMTP-Daten meines Anbieters?

Neben dem Kennwort benötigen Mailprogramme die richtigen Serveradressen und Ports. Diese Angaben unterscheiden sich je nach Anbieter. Ein falscher Servername führt oft dazu, dass die Anmeldung trotz richtigem Passwort scheitert.

In meiner Arbeit mit verschiedenen E-Mail-Systemen sehe ich besonders oft den Fehler, dass Nutzer zwar das richtige Passwort eingeben, aber alte Einstellungen aus einem früheren Programm übernehmen. Ein Anbieter kann seine Servernamen ändern oder bestimmte Sicherheitsmethoden abschalten.

Typische Einstellungen sehen beispielsweise so aus:

• IMAP-Server für den Empfang von Nachrichten
• SMTP-Server für den Versand von E-Mails
• Benutzername meistens die vollständige E-Mail-Adresse
• verschlüsselte Verbindung über SSL oder TLS

Die aktuellen Werte finden Sie normalerweise in der Hilfe oder im Kundenbereich Ihres Mailanbieters. Dort wird meistens auch erklärt, ob ein normales Passwort oder ein separates App-Kennwort verwendet werden muss.

Was tun, wenn das Passwort nicht funktioniert?

Wenn eine Anmeldung fehlschlägt, sollte man nicht sofort mehrfach neue Passwörter ausprobieren. Viele Anbieter reagieren auf zu viele falsche Versuche mit einer vorübergehenden Sperre.

Ich gehe in solchen Fällen Schritt für Schritt vor. Zuerst prüfe ich, ob die E-Mail-Adresse vollständig eingetragen ist. Manche Programme schlagen automatisch nur den Namen vor, obwohl der Server die komplette Adresse als Benutzername erwartet.

Danach kontrolliere ich, ob das Passwort wirklich aktuell ist. Gerade nach einer Passwortänderung im Browser vergessen viele Nutzer, dass alte Geräte weiterhin das frühere Kennwort gespeichert haben.

Ein weiterer häufiger Fehler ist eine aktivierte Zwei-Faktor-Anmeldung. Das Konto funktioniert im Webbrowser problemlos, aber das E-Mail-Programm wird abgelehnt, weil es ein App-Passwort benötigt.

Kann ich mein gespeichertes IMAP- oder SMTP-Passwort auslesen?

Technisch speichern manche Programme Zugangsdaten auf dem Gerät. Allerdings sind diese Informationen normalerweise geschützt und nicht dafür gedacht, einfach angezeigt zu werden.

Unter Windows können gespeicherte Zugangsdaten teilweise über die Anmeldeinformationsverwaltung verwaltet werden. Auch manche Programme besitzen eigene Passwortspeicher. Trotzdem ist der Weg über den Anbieter oft sauberer, weil man dort sicher ein neues Kennwort erstellen kann.

Wenn ein altes Programm noch funktioniert, aber niemand das Passwort kennt, ist ein Zurücksetzen häufig die bessere Lösung. Man spart sich damit die Suche nach verschlüsselten gespeicherten Daten und stellt gleichzeitig sicher, dass das Konto wieder unter eigener Kontrolle ist.

Typische Fehler bei der Einrichtung von Mailprogrammen

Viele Probleme entstehen nicht durch komplizierte Technik, sondern durch kleine Details. Ein Klassiker ist die Verwendung des Passworts für das Kundenkonto beim Internetanbieter, obwohl das E-Mail-Konto ein eigenes Kennwort besitzt.

Auch die automatische Einrichtung von Mailprogrammen kann manchmal verwirren. Sie funktioniert zwar bequem, übernimmt aber gelegentlich alte oder unpassende Einstellungen. Besonders bei älteren E-Mail-Adressen lohnt es sich, die Serverdaten einmal manuell zu prüfen.

Ein anderer Punkt betrifft die Verschlüsselung. Moderne Anbieter akzeptieren meist keine unsicheren Verbindungen mehr. Wenn ein Programm versucht, eine alte unverschlüsselte Verbindung aufzubauen, erscheint oft eine Fehlermeldung, die zunächst wie ein Passwortproblem aussieht.

Wenn nichts mehr geht: Passwort sicher neu setzen

Falls das alte Kennwort unbekannt ist oder nicht mehr akzeptiert wird, bleibt meistens nur der Weg über die Passwort-Wiederherstellung des Anbieters. Dabei sollten Sie nicht nur das neue Passwort setzen, sondern anschließend auch alle Geräte überprüfen.

Ein altes Smartphone, ein Tablet im Schrank oder ein selten genutztes E-Mail-Programm können weiterhin versuchen, sich mit alten Daten anzumelden. Das kann zu wiederholten Fehlermeldungen oder sogar Sicherheitswarnungen führen.

Nach einer Änderung ist es deshalb sinnvoll, alle wichtigen Geräte einmal zu öffnen und die Verbindung zu testen. So merkt man schnell, ob irgendwo noch eine alte Einstellung gespeichert ist.

Ein kleiner Blick hinter die Technik

Viele Nutzer sehen IMAP und SMTP nur als lästige Eingabefelder während der Einrichtung. Tatsächlich sorgen diese beiden Dienste dafür, dass E-Mail heute auf mehreren Geräten zuverlässig funktioniert. Ohne diese Trennung wäre eine moderne Nutzung mit Smartphone, Laptop und Tablet kaum möglich.

Das Wichtigste ist deshalb nicht, jedes technische Detail auswendig zu kennen. Entscheidend ist zu verstehen, welche Zugangsdaten wohin gehören und warum ein Programm manchmal ein anderes Kennwort verlangt als erwartet.

Wenn man einmal verstanden hat, dass IMAP und SMTP keine geheimen Zusatzpasswörter sind, sondern Bestandteile der Verbindung zum Mailserver, verlieren diese Fehlermeldungen ihren Schrecken. Die meisten Probleme lassen sich dann mit etwas Ruhe und den richtigen Informationen lösen.

Illustrationen und Bilder: Magnific (https://www.magnific.com)